Terug naar de Kennisbank
Rijschool Beheren
Boekhouding voor rijschool: complete gids voor btw, CBR, kasstelsel en boekhoudsoftware
Boekhouding voor je rijschool: kasstelsel, btw, CBR-kosten, lespakketten, Mollie, boekhouder en boekhoudsoftware praktisch uitgelegd.
Boekhouding voor rijschool: complete gids voor btw, CBR, kasstelsel en boekhoudsoftware
Een goede boekhouding voor je rijschool begint niet pas wanneer je boekhouder de btw-aangifte doet.
Als rijschool heb je te maken met rijlessen, lespakketten, termijnbetalingen, CBR-kosten, online betalingen, voertuigen en zakelijke kosten. Tegelijk moeten betalingen terug te vinden zijn en moet duidelijk zijn welke bedragen wel of niet met btw worden verwerkt.
Voor autorijscholen geldt bovendien een specifieke btw-regel: de Belastingdienst noemt autorijscholen expliciet als ondernemers waarvoor het kasstelsel geldt. Je kunt daarvan afzien, maar dat moet duidelijk uit je administratie blijken.
Daarom draait een goede rijschoolboekhouding uiteindelijk om drie vragen:
Wat heb je verkocht?
Wat heb je daadwerkelijk ontvangen?
Hoe moet dat financieel en voor de btw worden verwerkt?
Boekhouding voor een rijschool in het kort
Voor de meeste rijscholen zijn dit de belangrijkste aandachtspunten:
* Autorijscholen vallen in beginsel onder het kasstelsel.
* Gewone autorijles valt niet onder de algemene btw-vrijstelling voor onderwijs.
* Het algemene btw-tarief is momenteel 21% voor diensten waarvoor geen vrijstelling of ander tarief geldt.
* Producten die het CBR zelf aan rijscholen levert zijn vrijgesteld van btw.
* Lespakketten, termijnen en daadwerkelijke betalingen moeten goed van elkaar te onderscheiden zijn.
* Betalingen via Mollie moeten aansluiten op de financiële administratie.
* Je rijschoolsoftware en boekhoudsoftware hebben verschillende functies en moeten elkaar aanvullen.
* De basisadministratie moet normaal gesproken 7 jaar worden bewaard.
Wat hoort bij de boekhouding van een rijschool?
Je rijschooladministratie en je boekhouding zijn nauw met elkaar verbonden, maar zijn niet hetzelfde.
In de dagelijkse administratie beheer je bijvoorbeeld:
* leerlingen;
* lessen en agenda’s;
* instructeurs;
* lespakketten;
* credits;
* betalingen;
* examens;
* en facturen.
De boekhouding gaat verder met onder andere:
* omzet;
* zakelijke kosten;
* bankmutaties;
* inkoop;
* btw;
* debiteuren en crediteuren;
* grootboek;
* en gegevens voor belastingaangiften en jaarcijfers.
De Belastingdienst verplicht ondernemers hun administratie zó in te richten dat aangiften kunnen worden opgesteld en de gegevens controleerbaar blijven. Daarbij horen niet alleen facturen, maar bijvoorbeeld ook bankafschriften, contracten, agenda’s en digitale databestanden.
Voor een rijschool is daarom vooral de aansluiting belangrijk:
Hoe minder vaak dezelfde informatie opnieuw moet worden ingevoerd, hoe kleiner de kans op verschillen tussen je rijschooladministratie en je boekhouding.
Kasstelsel voor rijscholen: wanneer verwerk je de btw?
Dit is één van de belangrijkste verschillen met veel andere ondernemingen.
De Belastingdienst noemt autorijscholen in de groep waarvoor het kasstelsel verplicht is, waarbij je er wel voor kunt kiezen daarvan af te zien als dit duidelijk uit je administratie blijkt.
Wat betekent het kasstelsel?
Wanneer je het kasstelsel toepast, bereken je de verschuldigde btw over de inkomsten die tijdens het betreffende aangiftetijdvak daadwerkelijk op je bankrekening zijn bijgeschreven of in je kas zijn ontvangen.
Een voorbeeld:
Je stuurt een leerling op 28 maart een factuur of betaalverzoek.
De leerling betaalt op 4 april.
Bij toepassing van het kasstelsel is voor de verschuldigde btw het moment waarop het geld daadwerkelijk wordt ontvangen relevant.
Daarom is voor een rijschool niet alleen belangrijk:
Wanneer is de factuur gemaakt?
maar ook:
Wanneer is de betaling daadwerkelijk ontvangen?
Dat maakt een actuele betaalstatus belangrijk, zeker wanneer leerlingen in termijnen betalen.
Lespakketten en termijnbetalingen goed bijhouden
Bij een losse rijles liggen verkoop, betaling en uitvoering vaak dicht bij elkaar.
Bij een lespakket kan dat heel anders zijn.
Een leerling koopt bijvoorbeeld vandaag een pakket, betaalt in drie termijnen en gebruikt het lestegoed verspreid over meerdere maanden.
Daarom wil je minimaal onderscheid kunnen maken tussen:
verkocht bedrag → ontvangen bedrag → openstaand bedrag → beschikbaar tegoed → gebruikt tegoed
Wanneer deze gegevens los van elkaar worden bijgehouden, ontstaat makkelijk verschil tussen wat een leerling heeft gekocht, wat daadwerkelijk betaald is en hoeveel lessen nog beschikbaar zijn.
Binnen RijSys kunnen lespakketten worden gekoppeld aan credits, termijnbetalingen, facturen en online aankopen. De rijschool bepaalt zelf hoeveel termijnen worden aangeboden en hoeveel tegoed beschikbaar komt.
Voor de precieze fiscale verwerking van vooruitbetalingen, overlopende posten en de jaarafsluiting kan de situatie per onderneming verschillen. Laat dit daarom controleren door je boekhouder.
Hoeveel btw zit er op rijles?
De Belastingdienst noemt autorijles als voorbeeld van onderwijs waarmee iemand een vaardigheid in de persoonlijke levenssfeer verkrijgt. Deze vorm van onderwijs valt niet onder de algemene onderwijsvrijstelling voor btw.
Het algemene btw-tarief in Nederland is momenteel 21% voor goederen en diensten die niet zijn vrijgesteld en niet onder het 9%- of 0%-tarief vallen.
Voor gewone autorijles betekent dit in de reguliere situatie dat je rekening houdt met 21% btw.
Maar bij een praktijkexamen kan er daarnaast een ander soort bedrag in de administratie voorkomen: het bedrag van het CBR.
CBR-kosten in de boekhouding van je rijschool
Sinds 1 januari 2013 zijn de producten die het CBR zelf aan rijscholen levert vrijgesteld van btw. Daarom staat er geen btw op de maandelijkse CBR-factuur. Via TOP Internet kunnen rijscholen daarnaast financiële mutaties, verplichtingen en het rekening-courantsaldo controleren.
Dat betekent niet automatisch dat ieder bedrag dat jouw rijschool rond een praktijkexamen aan een leerling rekent dezelfde fiscale behandeling krijgt.
Rond een examen kunnen namelijk verschillende onderdelen spelen:
* het daadwerkelijke CBR-product;
* gebruik van de lesauto;
* tijd van de instructeur;
* een voorafgaande rijles;
* andere dienstverlening van de rijschool.
Daarom is het verstandig om CBR-kosten en je eigen dienstverlening afzonderlijk herkenbaar te houden.
Hoe je deze bedragen precies doorberekent en welke btw-behandeling daarbij hoort, hangt af van de feitelijke situatie. Laat de inrichting daarom controleren door je boekhouder of belastingadviseur.
RijSys ondersteunt een koppeling met TOP Internet, waardoor examens en uitslagen binnen dezelfde rijschoolomgeving kunnen worden verwerkt.
Mollie verwerken in je rijschoolboekhouding
Veel rijscholen laten leerlingen online betalen.
Binnen RijSys gebeurt dat via het eigen Mollie-account van de rijschool. Na een betaling kan RijSys automatisch onder andere de factuurstatus, betalingsgeschiedenis, credits, het leerlingdossier en de rapportages bijwerken.
Maar de operationele verwerking in je rijschoolsysteem en je uiteindelijke boekhouding zijn niet precies hetzelfde.
Mollie maakt in zijn rapportages onderscheid tussen bijvoorbeeld:
* betalingen;
* inhoudingen en kosten;
* uitbetalingen;
* correcties.
Mollie adviseert voor de boekhouding het balansrapport en/of uitbetalingsrapport te gebruiken en beschrijft ook het gebruik van een tussenrekening als aanbevolen methode om transacties te kunnen afstemmen.
Een goede workflow ziet er daardoor ongeveer zo uit:
leerling betaalt → betaling wordt gekoppeld → betaalstatus wordt bijgewerkt → credits worden bijgewerkt → Mollie-gegevens worden afgestemd met de boekhouding
Zo voorkom je dat een betaling wel op je bankrekening staat, maar later niet meer duidelijk is bij welke leerling of verkoop deze hoorde.
Welke kosten horen bij de boekhouding van een rijschool?
Om te weten wat je rijschool werkelijk verdient, moet je naast omzet ook de kosten goed bijhouden.
Denk bijvoorbeeld aan:
* aanschaf, financiering of lease van de lesauto;
* brandstof of laden;
* verzekering;
* onderhoud en reparaties;
* banden;
* motorrijtuigenbelasting;
* telefoon;
* software;
* marketing;
* boekhouder;
* personeel of andere zakelijke kosten.
Welke kosten fiscaal volledig of gedeeltelijk aftrekbaar zijn, hangt af van de feitelijke situatie en bijvoorbeeld van zakelijk en privégebruik.
Vooral bij de lesauto kunnen de regels snel persoonlijk worden. Laat de fiscale verwerking daarom afstemmen met je boekhouder in plaats van hiervoor één algemene regel toe te passen.
Boekhouder voor rijschool: wanneer is dat verstandig?
Je hoeft niet iedere betaling door een boekhouder te laten verwerken om een goede administratie te hebben.
Maar een boekhouder die begrijpt hoe een rijschool werkt kan vooral waardevol worden wanneer je te maken krijgt met:
* meerdere voertuigen;
* personeel of meerdere instructeurs;
* vooruitbetaalde pakketten;
* verschillende soorten omzet;
* investeringen;
* CBR-kosten;
* een groeiende organisatie;
* of een overgang van een eenmanszaak naar een bv.
De operationele administratie hoort bij voorkeur al op orde te zijn vóórdat deze bij je boekhouder terechtkomt.
Een boekhouder zou niet iedere maand opnieuw hoeven uitzoeken:
Van welke leerling kwam deze betaling?
Welk pakket hoorde daarbij?
Is deze termijn betaald?
Welk deel heeft betrekking op het CBR?
Hoe beter deze informatie aan de voorkant wordt bijgehouden, hoe minder reconstructiewerk later nodig is.
Boekhoudsoftware voor een rijschool: wat heb je echt nodig?
Een veelgemaakte denkfout is dat boekhoudsoftware en rijschoolsoftware hetzelfde probleem oplossen.
Dat doen ze niet.
Boekhoudsoftware
Is bedoeld voor de financiële administratie, bijvoorbeeld:
* bankmutaties;
* grootboek;
* inkoop;
* btw;
* winst en verlies;
* balans;
* en financiële aangiften.
Rijschoolsoftware
Beheert de bedrijfsprocessen die vóór de boekhouding plaatsvinden:
* leerlingen;
* planning;
* lespakketten;
* credits;
* betalingen;
* examens;
* facturen;
* instructeurs;
* en rapportages.
Een boekhoudprogramma weet normaal niet automatisch hoeveel lessen een leerling nog tegoed heeft of bij welke leerling een CBR-examen hoort.
Andersom is RijSys geen vervanging voor iedere functie van een volledig boekhoudpakket.
De logische combinatie is daarom:
Rijschoolsoftware → betrouwbare operationele gegevens → boekhoudsoftware/boekhouder
RijSys brengt onder andere leerlingen, lespakketten, facturatie, Mollie, TOP Internet en rapportages samen en biedt de mogelijkheid om de administratie met een boekhouder of administratiekantoor te delen.
KOR voor een kleine of startende rijschool
Voor een kleine of net gestarte rijschool kan de kleineondernemersregeling (KOR) relevant zijn.
Een in Nederland gevestigde ondernemer kan onder voorwaarden deelnemen wanneer de omzet niet hoger is dan €20.000 per kalenderjaar. Bij deelname bereken je geen btw aan klanten, doe je normaal geen reguliere btw-aangifte en kun je de btw over kosten en investeringen niet terugvragen.
Voor een rijschool kan vooral dat laatste belangrijk zijn.
Een lesauto en andere zakelijke investeringen kunnen aanzienlijke btw-bedragen bevatten. Deelname aan de KOR is daarom niet automatisch voordeliger alleen omdat je onder de omzetgrens blijft.
Laat vooraf doorrekenen wat in jouw situatie gunstiger is.
Hoe lang moet je de boekhouding van je rijschool bewaren?
De basisadministratie van een onderneming moet normaal gesproken 7 jaar worden bewaard.
Ook facturen moeten worden bewaard in de vorm waarin ze zijn verzonden of ontvangen. Een digitale factuur bewaar je dus in beginsel digitaal. Voor facturen over onroerende zaken geldt een bewaartermijn van 10 jaar.
Een goede digitale administratie helpt daarom niet alleen vandaag.
Je moet jaren later nog kunnen terugvinden wat er is gebeurd.
7 fouten die je in je rijschoolboekhouding wilt voorkomen
De meeste administratieve problemen ontstaan niet doordat de regels extreem ingewikkeld zijn.
Ze ontstaan doordat informatie op meerdere plekken wordt bijgehouden.
Let vooral op deze fouten:
1. Factuurdatum en daadwerkelijke betaling verwarren bij toepassing van het kasstelsel.
2. CBR-kosten en eigen dienstverlening zonder onderscheid verwerken.
3. Vrijgesteld van btw behandelen alsof het automatisch hetzelfde is als 0% btw.
4. Lespakketten verkopen zonder betaalde en openstaande termijnen goed te volgen.
5. Mollie-uitbetalingen verwerken zonder de onderliggende betalingen en kosten af te stemmen.
6. Dezelfde betaling in meerdere systemen handmatig bijhouden.
7. Pas vlak vóór de btw-aangifte proberen te reconstrueren wat er gedurende het kwartaal is gebeurd.
Een goede administratie betekent daarom niet per se meer registreren.
Het betekent vooral dat je dezelfde informatie niet telkens opnieuw hoeft vast te leggen.
Maandelijkse checklist voor je rijschoolboekhouding
Loop één keer per maand minimaal deze punten langs:
* Zijn alle ontvangen betalingen verwerkt?
* Welke bedragen of termijnen staan nog open?
* Sluiten Mollie-uitbetalingen aan op de administratie?
* Zijn CBR-producten afzonderlijk herkenbaar?
* Kloppen lespakketten, betalingen en beschikbare credits?
* Zijn zakelijke kosten en inkoopdocumenten opgeslagen?
* Zijn eventuele correcties verwerkt?
* Heeft je boekhouder alle informatie die nodig is?
* Kun je omzet en openstaande bedragen eenvoudig terugvinden?
RijSys toont onder andere omzet, openstaande en betaalde facturen, leerlingen, lespakketten, credits en examens in actuele rapportages.
Veelgestelde vragen over boekhouding voor rijscholen
Geldt het kasstelsel voor een rijschool?
Ja. Autorijscholen staan expliciet op de lijst van ondernemers waarvoor het kasstelsel geldt. Je kunt ervan afzien, maar dit moet duidelijk uit de administratie blijken.
Wanneer draag je btw af bij het kasstelsel?
Bij toepassing van het kasstelsel wordt de btw in beginsel berekend over inkomsten die tijdens het aangiftetijdvak daadwerkelijk op je bankrekening zijn bijgeschreven of in je kas zijn ontvangen.
Hoeveel btw zit er op gewone autorijles?
Autorijles valt niet onder de algemene onderwijsvrijstelling. Het algemene btw-tarief is 21% voor diensten waarvoor geen vrijstelling of ander tarief geldt.
Zit er btw op CBR-kosten?
De producten die het CBR zelf aan rijscholen levert zijn sinds 1 januari 2013 vrijgesteld van btw. Hoe jouw eigen aanvullende dienstverlening rond een examen fiscaal wordt behandeld, moet afzonderlijk worden beoordeeld.
Welke boekhoudsoftware is geschikt voor een rijschool?
Kijk vooral naar de aansluiting met je dagelijkse administratie en je boekhouder. De belangrijkste vraag is niet alleen welke functies het boekhoudpakket heeft, maar hoeveel gegevens je vanuit je rijschooladministratie opnieuw handmatig moet invoeren.
Heb je naast rijschoolsoftware nog boekhoudsoftware nodig?
In veel gevallen wel, omdat beide systemen een andere functie hebben. Rijschoolsoftware beheert de operationele processen; boekhoudsoftware en/of de boekhouder verzorgt de bredere financiële en fiscale verwerking.
Kan een kleine rijschool gebruikmaken van de KOR?
Dat kan onder voorwaarden wanneer de onderneming in Nederland is gevestigd en de omzet maximaal €20.000 per kalenderjaar bedraagt. Deelname betekent onder andere dat je geen btw berekent en geen btw over kosten en investeringen kunt terugvragen.
Hoe lang moet een rijschool de administratie bewaren?
De basisadministratie moet normaal 7 jaar worden bewaard. Voor bepaalde gegevens gelden langere termijnen.
Van rijles naar boekhouding zonder dubbel werk
Een goede boekhouding voor je rijschool begint uiteindelijk niet bij de btw-aangifte.
Ze begint wanneer de eerste leerling zich inschrijft.
Daarna ontstaat een keten:
inschrijving → leerling → lespakket → betaling → credits → lessen → examen → rapportage → boekhouding
Wanneer iedere stap in een ander programma of bestand staat, moet iemand de informatie later weer bij elkaar zoeken.
Wanneer dezelfde gegevens door de hele administratie worden gebruikt, wordt de financiële verwerking overzichtelijker.
RijSys koppelt daarvoor onder andere leerlingbeheer, lespakketten, facturatie, online betalingen via het eigen Mollie-account van de rijschool, TOP Internet en actuele rapportages binnen één softwaresysteem.
RijSys vervangt daarmee niet automatisch je boekhouder.
Het doel is eenvoudiger:
minder dubbele administratie en betere informatie voor jou én je boekhouder.
Klaar om je rijschooladministratie slimmer te organiseren?
Let op: deze gids geeft algemene informatie en is geen persoonlijk fiscaal advies. De juiste btw- en boekhoudkundige verwerking kan afhangen van jouw situatie. Laat specifieke instellingen en fiscale keuzes controleren door je boekhouder of belastingadviseur.
