Rijschool rapportages: omzet, uren, bezetting en prestaties in beeld

Bekijk omzet, openstaande bedragen, gewerkte uren, bezetting en prestaties vanuit actuele cijfers en stuur je rijschool op feiten.

Een volle agenda betekent niet automatisch dat je rijschool goed draait.

Misschien zijn veel lessen nog niet betaald. Misschien rijdt één instructeur bijna volledig vol terwijl een andere agenda regelmatig gaten heeft. Of je omzet stijgt, maar je kosten stijgen sneller mee.

Goede rijschoolrapportages helpen je daarom niet alleen terugkijken.

Ze helpen je vooral om sneller te zien waar je rijschool goed draait en waar je moet bijsturen.

Welke cijfers zijn echt belangrijk?

Je hoeft als rijschoolhouder niet iedere dag twintig grafieken te bekijken.

Een paar duidelijke cijfers zijn vaak genoeg:

• omzet;
• ontvangen betalingen;
• openstaande facturen;
• gereden lessen;
• geplande uren;
• bezetting van agenda’s;
• leerlingen per opleiding;
• gebruik per instructeur;
• gebruik van voertuigen.

Het belangrijkste is dat je cijfers iets zeggen waar je daadwerkelijk op kunt handelen.

Omzet: wat verdien je echt?

Omzet is meestal het eerste cijfer waar een ondernemer naar kijkt.

Maar alleen het totaalbedrag zegt niet alles.

Interessanter is bijvoorbeeld:

Omzet deze maand
€18.450

Vorige maand
€16.900

Openstaand
€2.350

Dan zie je niet alleen wat je hebt gefactureerd, maar ook welk deel nog niet daadwerkelijk is ontvangen.

Dat verschil is belangrijk voor je cashflow.

Voor openstaande betalingen lees je ook Leerling betaalt te laat: betaalherinneringen, vooruit factureren en grip op cashflow.

Omzet per opleiding bekijken

Heb je meerdere opleidingen?

Dan is het handig om te zien waar je omzet vandaan komt.

Bijvoorbeeld:

Rijbewijs B – €14.200
Automaat – €3.100
Aanhanger – €1.150

Zo zie je welke opleidingen het grootste deel van je omzet maken en welke minder worden geboekt.

Dat kan helpen bij beslissingen over:

• marketing;
• tarieven;
• instructeurs;
• voertuigen;
• uitbreiding van opleidingen.

Hoe vol zitten je agenda’s?

Een instructeur kan acht uur beschikbaar zijn, maar slechts vijf uur daadwerkelijk rijles geven.

Daarom is bezetting een nuttige rapportage.

Bijvoorbeeld:

Beschikbaar: 40 uur
Gepland: 34 uur
Bezetting: 85%

Bij een andere instructeur:

Beschikbaar: 40 uur
Gepland: 22 uur
Bezetting: 55%

Dat geeft direct aanleiding om te kijken waarom het verschil zo groot is.

Misschien ligt het aan beschikbare lestijden, regio, opleiding of simpelweg de verdeling van leerlingen.

Uren per instructeur

Bij meerdere instructeurs wil je snel kunnen zien hoeveel er daadwerkelijk wordt gewerkt.

Niet om iedereen voortdurend te controleren, maar om capaciteit goed te verdelen.

Een simpel overzicht kan al genoeg zijn:

Mark – 128 lesuren
Lisa – 114 lesuren
Tom – 76 lesuren

Daarmee zie je wie veel capaciteit gebruikt en waar nog ruimte beschikbaar is.

Combineer dit met agenda en omzet, en je krijgt een veel bruikbaarder beeld dan alleen een lijst met afspraken.

Hoeveel actieve leerlingen heb je?

Het aantal leerlingen vertelt veel over de huidige omvang van je rijschool.

Maar onderscheid is belangrijk.

Bijvoorbeeld:

• actieve leerlingen;
• nieuwe inschrijvingen;
• leerlingen bijna examen;
• tijdelijk gestopt;
• afgeronde opleidingen.

Als je alleen kijkt naar het totale aantal profielen in je systeem, krijg je een vertekend beeld.

Een rijschool met 600 oude leerlingdossiers kan vandaag maar 45 actieve leerlingen hebben.

Nieuwe leerlingen volgen

Naast actieve leerlingen is ook instroom belangrijk.

Bijvoorbeeld:

Nieuwe leerlingen deze maand: 18
Vorige maand: 11

Zie je meerdere maanden achter elkaar een daling?

Dan is dat een signaal om bijvoorbeeld je website, marketing of proeflesaanvragen te bekijken.

Rapportages hoeven dus niet alleen financiële problemen zichtbaar te maken.

Ze kunnen ook vroeg laten zien dat je toekomstige agenda minder gevuld raakt.

Openstaande bedragen apart volgen

Een hoge omzet ziet er mooi uit.

Maar wanneer een groot deel nog niet betaald is, heb je daar op je bankrekening weinig aan.

Houd daarom bijvoorbeeld apart bij:

Totaal gefactureerd
Totaal ontvangen
Totaal openstaand

Zo zie je sneller of je betaalproces goed werkt.

Een plotseling stijgend openstaand bedrag is vaak een duidelijker waarschuwingssignaal dan omzet alleen.

Voertuigen meenemen in je rapportages

Ook je lesauto’s zijn onderdeel van je bedrijfsvoering.

Bij meerdere voertuigen kun je bijvoorbeeld kijken naar:

• gebruik;
• kilometers;
• gekoppelde agenda’s;
• onderhoudsmomenten.

Zo zie je bijvoorbeeld dat één auto veel intensiever wordt gebruikt dan de rest.

Meer over kilometers en voertuiggebruik lees je in Kilometerregistratie voor rijscholen: lesauto’s en rittenregistratie duidelijk uitgelegd.

Vergelijk periodes met elkaar

Eén maand zegt soms weinig. Door periodes met elkaar te vergelijken zie je sneller of je rijschool vooruitgaat of juist ergens aandacht nodig heeft.

Kijk bijvoorbeeld naar:

• omzet ten opzichte van vorige maand;
• aantal nieuwe leerlingen;
• totaal aantal lesuren;
• openstaande bedragen;
• bezetting van instructeurs.

Stijgen je omzet, instroom en lesuren, maar lopen tegelijkertijd de openstaande bedragen op? Dan weet je dat vooral je betaalproces aandacht nodig heeft.

Juist door dezelfde cijfers iedere maand opnieuw te bekijken, worden veranderingen sneller zichtbaar.

Rapportages moeten vooral eenvoudig blijven

Meer data is niet automatisch beter.

Een dashboard met tientallen cijfers waar niemand naar kijkt heeft weinig waarde.

Een goede rapportage geeft snel antwoord op vragen zoals:

Hoeveel omzet hebben we?
Wat staat nog open?
Hoe vol zitten onze agenda’s?
Hoeveel leerlingen zijn actief?
Welke instructeurs hebben ruimte?
Hoe ontwikkelen we ten opzichte van vorige maand?

Als je die vragen snel kunt beantwoorden, heb je meestal al genoeg informatie om betere beslissingen te nemen.

Van cijfers naar actie

Rapportages zijn pas nuttig wanneer je er iets mee doet.

Voorbeeld:

Bezetting laag
→ beschikbaarheid aanpassen of extra leerlingen toewijzen.

Openstaande bedragen stijgen
→ betaalproces en herinneringen controleren.

Nieuwe inschrijvingen dalen
→ marketing en website bekijken.

Eén voertuig extreem veel gebruikt
→ planning beter verdelen.

Het rapport zelf verandert niets.

Het helpt je alleen sneller te zien waar je moet ingrijpen.

Rapportages binnen RijSys

Binnen RijSys komen gegevens uit leerlingen, planning, facturen, betalingen, instructeurs en voertuigen samen.

Daardoor kun je rapportages bekijken zonder eerst informatie uit verschillende systemen te verzamelen.

Zo ontstaat één overzicht van onder andere:

omzet → betalingen → leerlingen → planning → instructeurs → voertuigen

waarmee je niet alleen ziet wat er is gebeurd, maar ook sneller kunt bepalen wat je volgende stap moet zijn.

Zelf proberen?

Start RijSys 6 maanden gratis tot en met 21 actieve leerlingen. Geen creditcard en geen verplichtingen.