Rijschool Beheren
CBR-examens beheren: TOP internet, Opleidersportaal, planning en uitslagen
Houd CBR-examens, reserveringen, planning en resultaten overzichtelijk bij en lees wat het nieuwe Opleidersportaal betekent naast TOP internet.
Een praktijkexamen staat niet los van de rest van je rijschool.
De leerling moet op tijd klaar zijn, de instructeur moet beschikbaar zijn en het examen moet passen tussen de andere afspraken in de agenda.
Daarom wil je niet alleen weten wat er bij het CBR is gereserveerd, maar ook direct zien wat dat betekent voor je dagelijkse rijschoolplanning.
CBR, leerling, instructeur en agenda moeten uiteindelijk op elkaar aansluiten.
Hoe reserveert een rijschool CBR-examens?
Rijscholen die gebruik willen maken van het digitale reserveringssysteem moeten bij het CBR zijn ingeschreven.
Het CBR vernieuwt dit reserveringssysteem momenteel. Daardoor krijgen rijscholen toegang tot twee omgevingen:
- het bestaande TOP internet;
- het nieuwe Opleidersportaal.
Functies worden stap voor stap van TOP internet naar het Opleidersportaal overgezet. Het CBR geeft aan dat het Opleidersportaal TOP uiteindelijk moet vervangen. (cbr.nl)
Dat betekent dat een rijschool op dit moment rekening moet houden met beide systemen.
TOP internet: het bestaande reserveringssysteem
TOP internet wordt al jarenlang gebruikt door rijscholen voor examenreserveringen.
Via TOP kunnen rijscholen onder andere examens inplannen.
Voor de rijschool ontstaat daarna een tweede vraag:
Hoe krijg ik die exameninformatie goed in mijn eigen planning?
Want een gereserveerd examen moet uiteindelijk ook bekend zijn bij:
- de leerling;
- de instructeur;
- de rijschooladministratie;
- de agenda.
Wanneer je dat allemaal handmatig bijhoudt, ontstaat dubbel invoerwerk.
Het nieuwe CBR Opleidersportaal
Het CBR werkt ondertussen aan het Opleidersportaal.
Volgens het CBR worden functies vanuit TOP internet stapsgewijs naar deze nieuwe omgeving verhuisd. Het doel is dat opleiders examens uiteindelijk sneller en eenvoudiger kunnen reserveren.
Voor toegang tot het Opleidersportaal gebruikt een rijschool eHerkenning. Het CBR noemt daarbij onder andere het reserveren van praktijkexamens en het bekijken van examenresultaten als toepassingen.
Voor rijschoolhouders is vooral belangrijk:
TOP internet verdwijnt niet van vandaag op morgen.
Tijdens de overgang kunnen beide systemen naast elkaar relevant blijven.
Zet een CBR-examen direct in de rijschoolagenda
Een examen reserveren is één ding.
De interne planning goed zetten is minstens zo belangrijk.
Stel dat Sophie donderdag om 10:00 praktijkexamen heeft.
Dan bestaat je planning mogelijk niet alleen uit:
10:00 – praktijkexamen
maar bijvoorbeeld uit:
08:30 – voorbereiding / rijles
09:30 – vertrek richting CBR
10:00 – praktijkexamen
11:00 – terugrit
Als alleen het examenmoment ergens apart staat, kan rondom die afspraak per ongeluk een andere leerling worden ingepland.
Daarom hoort exameninformatie bij dezelfde agenda waarin ook gewone rijlessen staan.
Koppel het examen aan de juiste leerling
Een examen moet niet alleen als losse afspraak in de kalender staan.
Je wilt direct weten:
- welke leerling examen doet;
- om welke opleiding het gaat;
- welke instructeur meegaat;
- wanneer het examen is;
- waar het examen plaatsvindt;
- wat de status is;
- wat de uitslag uiteindelijk is.
Zo blijft het examen onderdeel van het volledige leerlingdossier.
Wanneer je later terugkijkt naar de opleiding, hoef je niet in verschillende systemen te zoeken naar wat er rondom het examen is gebeurd.
Vergeet de machtiging van de leerling niet
Voor veel examenreserveringen moet de leerling de rijschool eerst machtigen.
Het CBR geeft aan dat rijscholen ingeschreven moeten zijn om examens en toetsen voor leerlingen te reserveren en dat voor praktijkexamens een machtiging nodig kan zijn.
Voor je eigen administratie is het daarom handig om zichtbaar te houden of de benodigde machtiging geregeld is.
Dan voorkom je dat je pas tijdens het reserveren ontdekt dat er nog iets ontbreekt.
Examenresultaten bij dezelfde leerling bewaren
Na het examen wil je niet alleen weten dat de afspraak voorbij is.
Het resultaat is ook relevante informatie voor de rijschool.
Bijvoorbeeld:
Praktijkexamen B
Datum: 21 mei
Resultaat: geslaagd
Of:
Resultaat: niet geslaagd
→ nieuwe lessen plannen
→ aandachtspunten bespreken
→ nieuw examen voorbereiden
Wanneer examenresultaten bij het leerlingdossier worden bijgehouden, blijft de historie compleet.
Het CBR vermeldt dat examenresultaten via het Opleidersportaal bekeken kunnen worden.
Ook de instructeur moet het examen zien
Een examen is niet alleen administratieve informatie voor kantoor.
De instructeur moet het onderweg ook kunnen terugvinden.
In zijn dagplanning wil hij bijvoorbeeld direct zien:
Sophie Bakker
Praktijkexamen B
09:30
CBR Eindhoven
Daarvoor hoeft hij niet telkens apart in het reserveringssysteem van het CBR te zoeken.
CBR-systemen zijn er voor de officiële reservering.
Je rijschoolsoftware is er om die informatie logisch te verwerken in je dagelijkse organisatie.
Voorkom dubbele administratie
Zonder goede aansluiting kan de workflow al snel zo worden:
CBR-systeem openen
→ examen reserveren
→ datum kopiëren
→ leerling opzoeken
→ agenda openen
→ afspraak maken
→ instructeur informeren
→ leerling informeren
→ later resultaat opnieuw verwerken
Hoe meer stappen je handmatig uitvoert, hoe groter de kans dat iets wordt vergeten of verkeerd wordt overgenomen.
Een betere workflow is:
CBR-examen → leerling → agenda → instructeur → resultaat
waarbij de informatie zo veel mogelijk bij elkaar blijft.
TOP internet en Opleidersportaal: wat moet je nu doen?
Voor rijschoolhouders is er geen reden om te wachten tot TOP volledig verdwenen is.
Het CBR geeft op dit moment duidelijk aan dat functies stap voor stap worden overgezet.
Werk daarom vanuit de huidige situatie:
- zorg dat je rijschool correct bij het CBR is ingeschreven;
- regel toegang tot de benodigde CBR-systemen;
- gebruik eHerkenning waar het Opleidersportaal dit vereist;
- reserveer examens via de daarvoor beschikbare CBR-omgeving;
- zorg dat exameninformatie ook in je eigen leerling- en rijschoolplanning terechtkomt.
Wanneer CBR de volgende functies verhuist, verandert het externe systeem.
Je interne rijschoolproces hoeft daardoor niet opnieuw vanaf nul te worden ingericht.
CBR-examens binnen RijSys
Binnen RijSys kunnen CBR-examens gekoppeld blijven aan de leerling en de planning van de rijschool.
Exameninformatie komt daardoor samen met de agenda, leerlinggegevens en instructeursplanning.
Ook kunnen examenresultaten binnen de leerling- en instructeuromgeving beschikbaar worden gemaakt.
Zo ontstaat één overzichtelijke lijn:
CBR → examen → leerling → agenda → instructeur → resultaat
in plaats van losse informatie verspreid over verschillende plekken.
Het CBR blijft de officiële omgeving voor de reservering en verwerking van de examens; RijSys helpt de rijschool om die informatie praktisch te verbinden met de dagelijkse bedrijfsvoering.
Zelf proberen?
Start RijSys 6 maanden gratis tot en met 21 actieve leerlingen. Geen creditcard en geen verplichtingen.
